Lomakkeelle

Johdanto

Rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmän ja rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulun digitalisoitumistavoitteisiin sekä Ammattikorkeakoulun lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen työnantajana sekä toimittajan ja Humakin välisen sopimuksentäytäntöönpanoon

Rekisterinpitäjä

Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy

Ilkantie 4, 00400 Helsinki

support@humak.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

support@humak.fi

Ilkantie 4, 00400 Helsinki

support@humak.fi

Rekisterin nimi

E-lomake järjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Järjestelmää käytetään erilaisten kyselyjen sekä sähköisten lomakkeiden luomiseen tavoitteena digitalisaatio ja perinteisten pdf-lomakkeiden korvaaminen sähköisillä lomakkeilla. Järjestelmä taltioi lomakkeen tekijän ja itse lomakkeen perustiedot. Lomakkeiden laatija määrittelee lomakkeelle kuuluvat tiedot tehden ko. lomakkeesta erillisen rekisteriselosteen, mikäli näkee tarpeelliseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat perustiedot lomakkeista:

Perustiedot
-Lomakkeen tunnus
-Lomakkeen luontipäivämäärä
-Lomakkeen tekijän käyttäjätunnus
-Lomakkeen ylläpitäjien nimet ja sähköpostiosoitteet
-Tietojen vastaanottajiennimet ja sähköpostiosoitteet

Lomakkeen tiedot
-Lomakkeen tekijä määrittelee lomakkeella olevat tallennuskentät ja tekee tarvittaessa lomakkeelle erillisen rekisteriselosteen, joka on nähtävillä lomakkeelta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Eduix käsittelee tietoja Humakin lukuun ja toimeksiannosta. Lomakkeen tiedot ovat niiden nähtävissä, joille lomakkeen tekijä on oikeudet antanut toimenkuvansa ja tehtäviensä perusteella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Eta-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojenkäsittelyssä huolehditaan siitä, ettei rekisteröidyn yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta:
-Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla.
-Tietoja säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe,eikä niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.
-Työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee.
-E-lomake sijaitsee fyysisesti Humakin omilla palvelimilla. Palvelinlaitteet, käyttövaltuushallinta ja verkko ovat asianmukaisesti suojattuja.
-Lomake-editoriin ja raportointiin vaaditaan vahva tunnistautuminenja pääsy on vain työtehtäviensä johdosta käyttöoikeudet saaneilla.
-Henkilökuntaa ja toimittajia sitoo sopimuksessamääritelty vaitiolovelvollisuus.
-Rekisteritiedot varmuus kopioidaan määrävälein ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi-tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan Humakin rekisteröintiasioista vastaavalle

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi-tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan Humakin rekisteröintiasioista vastaavalle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Lomakkeen tietoja säilytetään niin kauan, kuin itse lomaketta käytetään. Lomakkeen tekijä poistaa lomakkeen tietoineen, kun sitä ei enää tarvita.